数电票PDF格式入账？不行！财政部明确！

在数字化发票管理日益普及的当下，数电票（全面数字化的电子发票）凭借其便捷、高效的特点，成为众多企业财务处理的重要工具。然而，关于数电票PDF格式能否用于入账报销的问题，财政部给出了明确答复：数电票的PDF格式文件不能单独作为报销入账的归档依据。

一、政策依据

根据财政部和国家税务总局的相关规定，数电票的报销入账归档需严格遵循以下标准：

唯一合法归档文件：无论是否打印纸质件，接收方必须保存数电票的XML格式电子文件。该文件包含完整的发票元数据和税务机关的数字签名，是唯一符合电子会计凭证归档标准的格式。

PDF格式的局限性：PDF格式仅作为数电票的预览格式，纳税人可打印PDF文件作为报销的纸质凭证，但PDF本身并非“源文件”，无法直接查验发票监制章和电子签名的有效性，且不具备税务机关的数字签名，因此不能作为原件入账归档。

二、实际操作要求

无纸化报销入账：企业可直接通过XML文件进行无纸化报销入账，无需打印纸质件，但需保证所入账的XML文件正确合规。

打印PDF的归档要求：若企业选择打印PDF作为报销凭证，必须同时保存对应的XML文件。例如，纸质打印件需与XML文件一并归档，以确保税务稽查时能提供完整、可验证的数据源。

转换后的PDF无效：即使将XML转换为PDF或其他格式方便查看，转换后的文件也不具备法律效力，不能替代XML源文件归档。

三、获取XML格式文件的途径

开票方直接提供：开具数电发票后，开票方可直接通过邮件或二维码交付，受票方可自行下载其中的XML文件。

受票方自行下载：若只收到PDF或发票图片，财务可通过《宜盟报销查重工具》识别发票二维码后，下载数电发票XML格式原件；或者登录电子税务局下载。

四、案例说明

以某企业为例，该企业在接收数电票后，财务人员需首先通过税务数字账户或电子税务局下载带有数字签名的XML格式文件。若企业选择打印PDF作为报销凭证，则需将纸质PDF文件与对应的XML文件一同归档。在税务稽查时，稽查人员可通过查验XML文件中的数字签名和元数据，确认发票的真实性和合规性。

五、风险警示

若企业仅保存PDF格式文件而未保存XML格式文件，将面临以下风险：

税务稽查风险：税务机关在稽查时，若无法查验到带有数字签名的XML文件，可能认定企业的报销入账凭证不合规，从而引发税务处罚。

法律纠纷风险：在涉及法律纠纷时，若企业无法提供完整的电子会计凭证归档文件，可能影响企业的法律权益。

六、建议与总结

为确保数电票的合规报销入账，企业应：

优先采用XML格式：企业应优先采用XML格式的无纸化流程进行报销入账，以提高财务处理效率和合规性。

同步保存PDF与XML：若需打印PDF作为报销凭证，务必确保XML文件的同步保存与管理，以避免税务风险。

加强财务人员培训：企业应加强对财务人员的培训，提高其对数电票报销入账政策的理解和执行能力。

总之，数电票的PDF格式文件不能单独用于报销入账归档，企业必须严格遵守财政部和国家税务总局的相关规定，确保数电票的合规报销入账。